Lavori in Ufficio ed Attività di Segreteria

Gestione del Front Office (PIPOL)

L’addetto al Front Office gestisce attività di segreteria e fornisce supporto alle attività contabili e di amministrazione del personale. Programma le attività di segreteria, gestisce la corrispondenza e gli archivi. Fornisce supporto alle diverse funzioni aziendali sia per quanto riguarda le attività di ricezione e archiviazione della corrispondenza nel rispetto delle norme che tutelano la privacy, che di gestione dei flussi informativi e comunicativi in entrata ed uscita, provvedendo a trasmettere e smistare le comunicazioni ai diversi interlocutori.

Obiettivi:

Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di:

Gestire i flussi informativi e comunicativi in entrata e uscita

…utilizzando le modalità più appropriate per ricevere, trasmettere e smistare comunicazioni interne ed esterne:

• Adottare modalità di comunicazione diretta per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda;
• Riconoscere e gestire varie tipologie di interlocutori;
• Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all’ufficio (telefono, fax, posta elettronica, Internet, ecc.);
• Gestire la risposta telefonica in maniera efficace nel rispetto dell’immagine aziendale;
• Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere commerciali;
• Inviare corrispondenza di vario tipo (posta ordinaria, raccomandate, assicurate, ecc.);
• Utilizzare la posta elettronica e le sue funzioni principali;
• Comunicare in lingua inglese almeno a livello A2.

Gestire il protocollo e l’archiviazione della corrispondenza cartacea e/o elettronica

…utilizzando le tecniche più appropriate e rispettando le norme sulla tutela della privacy:

• Identificare gli elementi costitutivi di un documento per le operazioni di archiviazione;
• Protocollare e smistare la corrispondenza in entrata ed in uscita;
• Organizzare un archivio cartaceo o su altro supporto non elettronico;
• Archiviare e-mail e loro file allegati; Utilizzare le principali funzioni dei database per l’archiviazione;
• Applicare le procedure relative alle norme sulla tutela del-la privacy e sulla sicurezza dei dati.

Contenuti:

• Sicurezza e prevenzione degli infortuni sui luoghi di lavoro;
• Pianificare azioni di ricerca attiva del lavoro;
• Elementi di autoimprenditorialità;
• Rafforzamento competenze digitali;
• Lingua inglese per l’ufficio di segreteria;
• Gestire la comunicazione interna ed esterna;
• Gestire protocollo e archivio documentazione;
• Sicurezza specifica basso rischio.

Requisiti Obbligatori:

• Maggiore di 18 anni;
• Residente od elettivamente domiciliato/a sul territorio regionale;

Note:

L'avvio del corso, che avrà una durata di quattro mesi, è previsto in Novembre 2018.

Sede di svolgimento

ENFAP Friuli Venezia Giulia, Via San Francesco 25, Trieste
Tel. 040.3789431
Email: segreteria.ts@enfap.fvg.it / corsipipol@enfap.fvg.it.

Destinatari

Possono partecipare:

• Tutte le persone iscritte al programma PIPOL che non abbiano ancora compiuto i trent’anni e non siano impegnate in attività di lavoro, studio o formazione (fasce 2 e 3);
• Tutte le persone iscritte al programma PIPOL che abbiano già compiuto i trent’anni o che, pur non avendoli ancora compiuti, siano impegnate in attività di studio o formazione (fascia 5);
• Neolaureati che abbiano conseguito un titolo di studio di laurea da meno di un anno (fascia 4).

Per partecipare al corso è necessario iscriversi al programma PIPOL registrandosi in modo autonomo al portale della Regione FVG oppure presso un Centro per l'Impiego.

Requisiti preferenziali

Conoscenza di base della lingua inglese, competenze informatiche di base.